Identifier et résoudre les difficultés liées à la facturation

 Nous sommes navrés d'apprendre que vous rencontrez des difficultés avec la facturation.

Vous trouverez ci-après des conseils pour vous aider à résoudre les problèmes rencontrés. Si besoin notre Service Client se tient à votre disposition pour vous assister.

• Proforma

⋄ Je ne parviens pas à valider mon proforma

De quoi s'agit-il ? Vous avez édité un proforma mais en cliquant sur le bouton "Valider" rien ne semble se passer.

Pourquoi ? Certains éléments au niveau du proforma sont incomplets ou erronés.

Comment résoudre la situation ? Les champs incomplets ou erronés apparaîtront avec un message d'alerte. Reprenez donc le proforma depuis le début pour identifier les champs concernés et mettez à jour le contenu. Une fois toutes les mises à jour effectuées vous pouvez valider votre proforma.

Exemple de message d'alerte au niveau de la répartition des activités par intervenant:

⋄ Le taux de TVA au niveau des honoraires n'est pas correct

De quoi s'agit-il ? Au moment de l'édition d'un proforma vous vous rendez-compte que letaux de TVA pour les honoraires n'est pas le bon.

Pourquoi ? Le taux de TVA applicable aux honoraires dépend du taux de TVA paramétré sur la fiche du Client concerné. Notez que si dans la fiche du Client le champ "Taux de TVA" est vide, c'est le taux de TVA par défaut du Cabinet qui s'appliquera.

Comment résoudre la situation ? Dans un premier temps il convient de mettre à jour le taux de TVA au niveau du proforma. Ensuite, pour que le taux de TVA soit correct dans les futures factures, il conviendra de mettre à jour le taux de TVA sur la fiche du Client concerné. 

⋄ Le logiciel ne détecte pas d'activités à facturer dans un dossier

De quoi s'agit-il ? En cliquant sur le bouton "Proforma dossier" un message apparaît en haut de la page m'indiquant "Vous n'avez pas d'activités à facturer liées à un client actif sur le dossier".

Pourquoi ? Ce message survient lorsqu'aucune des activités du dossier n'est affectée à l'un des Clients du dossier. Les activités peuvent en effet soit être rattachées à un Client donné (leur facturation passe par le bouton "Proforma dossier"), soit, pour les dossiers multi-clients, à aucun Client spécifique (leur facturation passe par le bouton "Répartition clients").

1. Exemple d'activité affectée à un client donné :
   
   
   
   
2. Exemple d'activité affectée à aucun client :
   
   
   

Comment résoudre la situation ? Il convient de réaffecter les activités à facturer au client concerné. Pour cela suivez les étapes décrites dans l'article "Réaffecter des activités à un autre contact" de notre Centre d'Aide.

⋄ Certains montants / informations n'apparaissent pas dans le document de facture

De quoi s'agit-il ? Un proforma a été créé et mis à jour, mais toutes les informations ne sont pas affichées dans le document de facture généré ensuite.

Pourquoi ? Le document de facture est généré d'après un Modèle de document. Les Modèles fonctionnent grâce à des balises dont le rôle est d'aller chercher des informations précises dans le logiciel (nom du client, coordonnées, montants facturés...) pour les reporter dans le document lors de sa génération. Si certaines informations n'apparaissent pas c'est probablement que la balise associée ne figure pas dans le Modèle.

Comment résoudre la situation ? Il convient de consulter le Modèle de document et vérifier que la balise associée à l'élément manquant est bien présente. Dans le cas contraire il conviendra de modifier le Modèle pour ajouter cette balise manquante. Ceci fait le document de facture pourra être re-généré.

⋄ Je ne parviens pas à supprimer un proforma de facture d'honoraires

De quoi s'agit-il ? Vous avez une facture en statut "Proforma", mais l'option de suppression n'apparaît pas dans les Actions possibles pour cette facture.

Pourquoi ? Votre facture proforma concerne un dossier multi-client et a été réalisée via une Répartition client. Dans ce cas de figure il n'est pas possible de supprimer l'un des proforma obtenu grâce à cette répartition sans supprimer les autres.

Comment résoudre la situation ? Les proformas obtenus par Répartition Client peuvent être supprimées via le dossier, dans l'onglet facturation, au niveau de la section "Répartition client". Ce faisant toutes les proforma obtenues grâce à la répartition client seront supprimées.

Attention : Une fois que l'une des factures obtenues via la répartition client a été validée, il n'est plus possible de la supprimer ou de supprimer les autres factures de cette répartition, y compris si ces dernières sont encore en statut "Proforma".

• Factures

⋄ Je ne parviens pas à utiliser une provision

De quoi s'agit-il ? Vous aviez adressé une facture de provision à votre client, et souhaitez maintenant l'utiliser sur une facture d'honoraires pour ce même client, mais cette option ne vous est pas proposée.

Pourquoi ? Les factures de provision ne peuvent être appliquées à une facture d'honoraires qu'aux conditions suivantes:

1. La facture de provision et la facture d'honoraires sont rattachées au même établissement de facturation ;
   
2. La facture de provision et la facture d'honoraires concernent le même client ;
   
3. La facture de provision est en statut "Soldée".

Comment résoudre la situation ? 

1. Factures de provision et facture d'honoraire ne sont pas rattachés au même établissement de facturation
   
   Il convient d'annuler l'une des deux factures par un avoir, afin de la réémettre sur le bon établissement de facturation.
   
   
2. Facture de provision et facture d'honoraire ne sont pas rattachées au même client
   
   Il convient d'annuler la facture de provision, afin de la réémettre via la fiche du bon client.
   
   
3. La facture de provision n'est pas en statut "Soldée"
   
   Seules les factures de provision entièrement réglées, donc en statut "Soldée", peuvent être rattachées à des factures d'honoraires. Il convient donc d'affecter le règlement du client à la facture de provision pour pouvoir la rattacher à une facture d'honoraires.

• Règlements

⋄ Lorsque j'enregistre un règlement je ne vois pas la facture impayée concernée

De quoi s'agit-il ? Vous avez reçu un règlement d'un client, mais ne voyez pas l'option "Ajouter un règlement" au niveau de la facture impayée OU vous ne voyez pas la facture concernée sur la page d'enregistrement du règlement.

Pourquoi ? Il n'est possible d'affecter un règlement à une facture que si celle-ci est en statut "A Payer".

Comment résoudre la situation ? Il convient de passer votre facture en statut "A payer". Ceci fait :

1. Vous verrez l'option "Ajouter un règlement" apparaître dans les actions disponibles pour la facture :
   
   
   
   
2. La facture apparaîtra en bas de la page d'enregistrement du règlement, dès lors que le champ "Client" est renseigné :
   
   

⋄ Je ne parviens pas à enregistrer un règlement

De quoi s'agit-il ? Vous avez reçu un règlement d'un client, mais lorsque vous le renseignez dans le logiciel vous ne parvenez pas à enregistrer.

Pourquoi ? Cela peut être causé par deux choses : soit vous n'avez pas enregistré de compte bancaire dans les paramètres de votre compte, soit l'un des champs de la page d'enregistrement du règlement n'est pas correctement renseigné.

Comment résoudre la situation ? Tout d'abord assurez-vous que votre compte bancaire est bien enregistré dans les Paramètres de votre compte Jarvis Legal. Ensuite vérifiez s'il n'y a pas de message d'alerte au niveau de l'un des champs de la page d'enregistrement du règlement.

Exemple de message d'alerte au niveau de l'enregistrement d'un règlement:

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