Créer un contact

Créer un contact


1. Accéder à vos contacts

Pour accéder à vos contacts, cliquez sur le deuxième icône de la barre latérale gauche en forme de silhouettes. Il est possible de les exporter en masse.

2. Créer un contact de type Personne ou de type Organisation

Vos contacts sont séparés en 2 parties : d'un côté les personnes physiques (=> onglet Personnes) et de l'autre les personnes morales (=> onglet Organisations).

  • Cliquez sur l'onglet Personne [ou sur l'onglet Organisation en fonction du type de contact que vous souhaitez créer]
  • Cliquez sur Ajouter une personne [ou sur Ajouter une Organisation]



3. Remplissez la fiche de renseignements

  • Complétez les champs obligatoires (ceux munis d'un astérisque) : Prénom, Nom... 
    Remarque : le champ "Origine" permet d'indiquer le nom de l'utilisateur à l'origine de la création du contact ou l'apporteur d'un client
  • [Option] Cliquez sur le lien "Voir plus de champs" si vous souhaitez renseigner plus d'informations sur votre contact (ex : adresse, TVA intracommunautaire, numéro RCS ou de sécurité sociale,...). L' administrateur peut déterminer les champs que vous souhaitez voir apparaître dans la fiche contact.
  • Cliquez sur Suivant


4. Ajoutez des contacts liés (option)

Au moment de la création de votre contact, vous pouvez choisir d'ajouter ou non des contacts liés ; c'est-à-dire, des contacts qui ont un lien avec votre contact principal. Les fiches de ces contacts seront alors visibles et cliquables depuis la fiche de votre contact.

Si vous ne souhaitez pas ajouter de contacts liés, cliquez sur Suivant.


Sinon cliquez sur Ajouter un contact lié. La fenêtre ci-dessous apparaît :

  • Choisissez si votre contact lié est une organisation (pictogramme "immeuble" ou une personne physique (pictogramme "silhouette")
  • Ecrivez le nom du contact lié
  • Renseignez son rôle: il est possible d'ajouter autant de rôles que vous le souhaitez en cliquant sur "ajouter un rôle" après avoir écrit le mot correspondant au rôle.
  • Cliquez sur Suivant
NB : Si votre contact existe déjà, cliquez sur son nom dans la liste déroulante. Si votre contact n'existe pas, tapez son nom et cliquez sur "Ajouter une personne" ou "Ajouter une organisation". Vous pourrez compléter sa fiche par la suite en retournant dans le menu "Contacts"
​


5. Créez des groupes (option)

Une fois que vous avez ajouté les contacts liés au contact que vous êtes en train de créer ou modifier, vous pouvez identifier ce contact en tant que groupe en activant le bouton à bascule "Groupe". Ensuite, il vous suffit de cocher les cases correspondant aux contacts liés faisant partie de ce groupe  : 



Par exemple, si votre contact est à la tête de plusieurs filiales, vous pourrez activer le bouton "Groupe", puis cocher les cases des contacts liés appartenant à ce groupe et enfin renseigner "Filiale" comme rôle de ces contacts. La notion de Groupe vous permettra alors de retrouver facilement les données des contacts appartenant au même groupe, notamment grâce aux filtres sur les pages Reporting, Factures et Tâches. 

6. Appliquez un taux horaire ou d'un taux de TVA à votre contact (option)

Vous pouvez ajouter un taux horaire ou un taux de TVA applicable sur votre contact si vous le souhaitez. 
Si vous modifier le contact, vous avez la possibilité d'appliquer ces changements de façon rétroactive à l'ensemble des dossiers du contact.

Toutes les activités non facturées des dossiers liés à ce contact seront alors recalculées.



Pour finaliser la création de votre contact :
  • Cliquez sur Enregistrer

Une fois le contact créé, il est encore possible de le modifier ou le supprimer.

    • Related Articles

    • Supprimer un contact

      Il est possible de créer, de modifier ou de supprimer un contact. Pour supprimer un contact existant : Cliquez sur l'onglet Contacts (Personnes ou Organisations) dans la barre latérale de gauche pour accéder à la liste de vos contacts Pour trouver un ...

    • Modifier un contact

      Il est possible de créer un contact, modifier et supprimer un contact. Pour modifier les informations d'un contact existant : Cliquez sur l'onglet Contacts (Personnes ou Organisations) dans la barre latérale de gauche pour accéder à la liste de vos ...

    • Transformer un contact en client

      Une fois votre fiche contact créée, il est possible de le transformer en client. Contrairement à une fiche contact, une fiche client offre la possibilité de générer une provision et un avoir. Il est également possible de référencer un règlement. ...

    • Créer et utiliser les juridictions

      Vous avez la possibilité de renseigner la juridiction concernée dans vos dossiers . Pour cela, il vous faut avant tout créer la Juridiction en tant qu'Organisation, via le Menu Contacts. Cliquez ensuite sur Ajouter une organisations Comme pour un ...

    • Gérer le taux horaire et le taux de TVA d'un client

      Il est possible de paramétrer pour un client donné un taux horaire et/ou un taux de TVA spécifique. Paramétrer un taux horaire spécifique pour un contact Lors de la création d'un contact, ou lors de l'édition de sa fiche, il est possible de choisir ...