• Utilisation du tableau “Factures”

1. L'utilisateur facturant émet un proforma de facture
   Ces proforma sont automatiquement ajoutées au tableau “Factures”
   
   
2. L'utilisateur validant consulte régulièrement le tableau “Factures”
   Il peut utiliser le Filtre “Statut” de ce tableau pour n'afficher que les factures en statut “proforma”
   
   Pour chaque proforma l'utilisateur validant:
   
   
1. Agit sur le proforma
   
   
1. Consulter / modifier le document associé au proforma via l'option “Voir le document de la facture”
   
   Remarques:
1. Avant de modifier le document associé au proforma vous pouvez activer le Suivi des Modifications d'OnlyOffice pour permettre aux autres membres du cabinet de voir les modifications que vous effectuerez.
   
2. Si des modifications doivent être apportées sur les montants, il faut bien penser à mettre à jour également l'éditeur proforma.
   
   
2. Modifier la proforma via l'option “Modifier via l'éditeur proforma”
   
   Remarque:
1. Si des modifications doivent être apportées sur les montants ou les informations des activités, il faut bien penser à mettre à jour également le document associé, voire à regénérer un nouveau document via le bouton “Enregistrer et éditer”.
   
   
3. Valider la facture ou la passer en recouvrement via les options “Passer en Validée” ou “Passer en A Payer”
   
   Remarque:
1. Une fois une facture validée il n'est plus possible de modifier ses informations dans le logiciel, de modifier le document associé ou de la supprimer. En cas d'erreur il faudra donc annuler cette facture validée par un avoir et en réémettre une nouvelle.
   
   
2. Informe l'utilisateur facturant de ses remarques et demandes de modifications (via une tâche, un e-mail...).
   
   
3. L'utilisateur facturant prend connaissance des commentaires de l'utilisateur validant et modifie le proforma en conséquence ou valide la facture
   

• Utilisation des tâches

1. L'utilisateur facturant:
   
   
1. Émet une facture proforma
   
2. Crée une tâche dans le dossier informant l'utilisateur validant qu'il a un proforma à contrôler
   
   
2. L'utilisateur validant:
   
   
1. Prend connaissance de la tâche
   Il peut consulter la tâche: dans la page des tâches, dans le widget des tâches sur la page d'accueil, par e-mail si la tâche a été paramétrée avec un rappel...
   
   
2. Se rend sur l'onglet “Facturation” du dossier concerné
   Remarque: en cliquant sur le nom du dossier qui apparaît sur la tâche il est automatiquement redirigé sur la page de ce dossier
    
   
3. Agit sur le proforma (voir plus haut)
   
   
4. Informe l'utilisateur facturant de ses remarques et demandes de modifications (via une tâche, un e-mail...)
   
   
5. Termine la tâche
   
   
3. L'utilisateur facturant prend connaissance des commentaires de l'utilisateur validant et modifie le proforma en conséquence ou valide la facture
   

• Utilisation des e-mails

1. L'utilisateur facturant:
   
   
1. Émet une facture proforma
   
2. Envoie le document associé à la facture par e-mail à l'utilisateur validant
   
   
2. L'utilisateur validant:
   
   
1. Prend connaissance de l'e-mail et du document en pièce-jointe
   
   
2. Modifie le document si besoin
    
   
3. Agit sur le proforma si besoin (voir plus haut)
   
   
4. Informe l'utilisateur facturant de ses remarques et demandes de modifications (via une tâche, un e-mail...)
   
   
3. L'utilisateur facturant prend connaissance des commentaires de l'utilisateur validant et modifie le proforma en conséquence, ou valide la facture
   
   

• Utilisation du parapheur

1. L'utilisateur facturant:
   
   
1. Émet une facture proforma
   
2. Télécharge le document associé
   
3. Créée une demande de validation de ce document via le Parapheur, en mettant l'utilisateur validant en destinataire
   
   
2. L'utilisateur validant:
   
   
1. Prend connaissance de la demande du parapheur
   Il peut accéder à cette demande: via son Centre de notification ou via la page Parapheur
   
   
2. Modifie le document si besoin
   
   Remarque: Avant de modifier le document associé au proforma vous pouvez activer le Suivi des Modifications d'OnlyOffice pour permettre aux autres membres du cabinet de voir les modifications que vous effectuerez.
   
   
3.  Agit sur le proforma si besoin (voir plus haut)
   
   
4. Informe l'utilisateur facturant de ses remarques et demandes de modifications via l'outil parapheur
   
   
3. L'utilisateur facturant prend connaissance des commentaires de l'utilisateur validant et modifie le proforma en conséquence, ou valide la facture