Nouveautés Jarvis - Les nouveautés d'avril 2024
Nouvelles fonctionnalités
Ajout de l'action "Relancer le client" sur la page Factures
Le bouton "Relancer le client" fait son apparition dans les onglets de facturation, permettant de sélectionner plusieurs factures en statut "À payer" pour un client et de les relancer en un seul clic. Lorsque vous utilisez cette fonction, un email se génère automatiquement avec le destinataire pré-rempli, un objet personnalisé, un texte de relance prédéfini, et également la ou les factures à relancer en pièce-jointe. Grâce à cette nouveauté, vous minimisez donc le temps passé à relancer les paiements dus, tout en maintenant une gestion rigoureuse de votre facturation.
Pour assurer une utilisation fluide, le bouton "Relancer le client" s'active uniquement si vous sélectionnez des factures d'honoraires ou provision en statut "À payer" dont la date d'échéance est passée d'un même client.
Pour plus d'informations sur les relances de facture cliquez ici.
Nouvelles balises Délai de règlement et Date d'échéance dans les modèles de factures
La gestion efficace de votre facturation s'enrichit avec l’ajout dans la bibliothèque des balises de vos modèles de factures de deux nouvelles balises dédiées aux délais de règlement et date d'échéance : #DélaiRèglementFact# et #DateEchéanceFact#. Ces balises permettent d’afficher automatiquement dans vos documents de facture le type de délai de règlement choisi (par exemple "A réception de la facture" ou "Fin de mois") et la date d'échéance calculée d'après ce délai. Cela vous permettra ainsi d'assurer une transparence claire pour vos clients et une meilleure gestion des échéances de paiement.
Exemple d'utilisation des nouvelles balises
Pour plus d'informations sur les modèles de document cliquez ici.
Pour plus d'informations sur les délais de paiement cliquez ici.
Pour plus d'informations sur les délais de paiement cliquez ici.
Paramétrer des catégories d'activité par défaut facturables / non facturables
Jarvis améliore la gestion de la facturabilité de vos activités. À présent il est possible via vos paramètres de définir une catégorie d'activité comme étant facturable ou non par défaut. Nous avons en effet ajouté une case à cocher "Définir comme facturable par défaut" dans la fenêtre de création / modification d'une catégorie d'activité. Si cette option est sélectionnée, les activités nouvellement créées dans cette catégorie seront automatiquement facturables. Inversement, si vous désactivez cette option, les activités seront par défaut non facturables. Cette pré-sélection peut être modifiée manuellement au cas par cas lors de la création de l'activité.
Pour une meilleure visibilité, une nouvelle colonne "Statut par défaut" a été ajoutée dans le tableau des Activités par défaut. Elle indique si la catégorie est facturable par défaut ou non, offrant une vision rapide et claire du paramétrage des catégories d'activités. Ainsi, vous gagnez du temps et réduisez les risques d'erreurs dans la gestion de vos activités facturables et non facturables.
Pour plus d'informations sur la personnalisation des catégories d'activités cliquez ici.
Personnalisation du taux horaire dans les dossiers au forfait
La gestion des dossiers tarifés au forfait dans Jarvis a été améliorée pour répondre à vos besoins. Auparavant, lorsque vous travailliez sur un dossier au forfait, le système appliquait automatiquement les taux horaires par défaut des intervenants pour le calcul de la consommation du forfait. Désormais, vous avez la flexibilité de définir un taux horaire personnalisé pour chaque intervenant au sein d'un dossier forfaitisé. Ces ajustements de taux seront reflétés dans la jauge de consommation du forfait, offrant ainsi un aperçu précis de la progression du dossier.
Une option de rétroactivité est également présente : si vous choisissez de l'activer, le nouveau taux horaire s'appliquera non seulement aux futures activités mais aussi à celles déjà enregistrées et non facturées, recalculant ainsi la consommation du forfait dans le but de refléter ces changements. Cela vous confère un contrôle précis et une meilleure gestion budgétaire des dossiers au forfait.
Personnalisation des délais de règlement des factures des provisions
Ce mois-ci nous avons également apporté des améliorations à la gestion des factures de provision. Dorénavant, vous aurez la possibilité de spécifier un délai de règlement sur vos factures de provision grâce à un nouveau champ dans le formulaire. Ce champ vous offre, comme pour les factures d'honoraires, une sélection par liste déroulante des délais de règlement prédéfinis ainsi qu'une option pour une date personnalisée.
En veillant à ce que la date d'échéance de paiement ne soit jamais antérieure à la date de la facture, notre système s'assure de maintenir une cohérence documentaire et une meilleure gestion des relances. Un développement subtil qui simplifie la vie et renforce la précision dans le suivi des paiements pour une meilleure visibilité de vos recouvrements.
Pour plus d'informations sur la personnalisation des délais de règlement cliquez ici.
Pour plus d'informations sur la facture de provision cliquez ici.
Pour plus d'informations sur la facture de provision cliquez ici.
Améliorations
Optimisation des noms des factures
Nous avons apporté des améliorations significatives dans la manière dont le logiciel Jarvis gère les noms des factures. Désormais, au moment de la génération d'une proforma ou de sa validation, le nom du fichier de la facture sera automatiquement ajusté pour refléter le type de facture (honoraires, provision, avoir), incluant des informations pertinentes telles que le nom du client, la référence proforma ou encore la référence de facture pour les factures validées.
Pour garantir la compatibilité avec les différents systèmes de stockage de fichiers, des règles ont été mises en place afin de s'assurer que les noms des fichiers sont exempts d'accents et de caractères spéciaux, évitant ainsi tout problème lors de l’enregistrement dans un drive ou sur un ordinateur.
Cette mise à jour apporte une clarté accrue dans la gestion documentaire des factures, simplifiant ainsi le suivi, le classement et l'organisation de vos documents comptables.
Pour plus d'informations sur la facturation cliquez ici.
Intégration des comptes comptables par défaut dans les catégories d'activités
Lors de la création de nouvelles catégories d'activité un compte comptable par défaut leur est automatiquement attribué. Cela facilitera grandement la saisie et la gestion comptable, en vous permettant de démarrer rapidement avec une configuration pré-régulée qui suit les standards comptables du secteur juridique en France.
Ajout de la colonne "Intervenants" dans la vue Dossiers
Une nouvelle colonne "Intervenants" fait son apparition dans la liste des dossiers, permettant une visibilité immédiate sur l'équipe en charge de chaque affaire. Que vous soyez utilisateur simple ou administrateur, identifiez d'un coup d'œil qui intervient dans un dossier grâce aux icônes d'utilisateurs affichés.
Cette colonne est optionnelle et peut être affichée ou masquée à volonté via le menu de choix des colonnes à afficher, et elle est également incluse lors des exports, sauvegardes au format PDF, ou lors de l'impression de la liste des dossiers. Un moyen simple et intuitif pour renforcer la coordination des équipes et optimiser le suivi des affaires au sein de votre entreprise.
Pour plus d'informations sur la liste des dossiers cliquez ici.
Visualisation des emails associés aux utilisateurs
À présent il est possible de visualiser directement l'email de connexion de chaque utilisateur dans la page Utilisateurs & Abonnements de vos paramètres. Grâce à l'ajout d'une colonne "Email", les administrateurs ont la possibilité de consulter et de contrôler les adresses email sans recourir au support de Jarvis.
Cette nouvelle fonctionnalité offre une meilleure transparence et facilite le processus de gestion des utilisateurs, en particulier dans les situations impliquant des renommages ou des modifications. Vous pouvez maintenant assurer que chaque email de connexion est correct et unique, limitant ainsi les confusions potentielles. Cette colonne peut être triée, masquée ou révélée selon vos besoins.
Pour plus d'informations sur la gestion des utilisateurs cliquez ici.
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