Nouveautés Jarvis - Les nouveautés de juin 2024
Nouvelles fonctionnalités
Modification de vos informations de connexion à SharePoint
Vous pouvez désormais modifier vos informations de connexion SharePoint directement depuis la page Compte drive dans les Paramètres.
Dans les Paramètres, dans la page "Jarvis Drive" > "Compte Drive", un nouveau bouton [...] vous permet de changer la valeur du secret de votre application Microsoft Entra, changer l'application Entra liée à Jarvis, ou même déconnecter votre drive Microsoft SharePoint de Jarvis. Ces changements vous permettent une gestion efficace et autonome de votre drive.
Pour plus d'informations sur la gestion de votre drive cliquez ici.
Case à cocher “Tout sélectionner” dans les calendriers
Dans la page Calendriers, une case à cocher "Tout sélectionner" est désormais disponible pour vous permettre d'afficher plus facilement vos calendriers et ceux qui vont sont partagés. En un clic vous pouvez afficher ou masquer l'ensemble de vos événements, sans avoir à sélectionner chaque calendrier individuellement.
Pour plus d'informations sur la présentation des calendriers cliquez ici.
Nouvelle vue "Tous" dans le calendrier des dossiers
En plus de la vue Jour, Mois et Semaine, le calendrier d'un dossier donné inclut désormais une "Tous". Disponible uniquement dans l'onglet Calendrier d'un dossiers, cette vue vous offre une liste complète des événements passés et à venir associés au dossier.
Pour plus d'informations sur la présentation des calendriers cliquez ici.
Nouvelle action groupée "Marquer en facturable"
Vous pouvez désormais, via l’onglet « Activités » de vos contacts et dossiers, sélectionner plusieurs activités d'un coup et les rendre facturables grâce à la nouvelle action groupée « Marquer en facturable ». Ce changement vous permet de corriger rapidement et facilement le statut ‘non facturable’ de plusieurs activités en les basculant en ‘facturable’. Cette mise à jour vous fait économiser du temps, en rendant la révision des activités moins contraignante et facilite le processus de facturation.
Nouveau filtre "Aujourd'hui"
Avec l'ajout de l'option « Aujourd'hui » au sein des filtres de date, consulter et gérer les données devient encore plus flexible. Cette nouvelle option est disponible dans les panneaux de filtre des pages des tableaux où les fonctionnalités de tri par date sont présentes (par exemple les activités, tâches, factures…). Lorsque vous sélectionnez « Aujourd'hui » comme filtre, Jarvis va immédiatement afficher les informations correspondant à la valeur de la date actuelle. Si vous vous déconnectez et vous reconnectez ultérieurement, le filtre « Aujourd'hui » se mettra à jour pour refléter les informations de la nouvelle journée, vous assurant ainsi de toujours avoir accès aux données les plus pertinentes sans effort supplémentaire.
Paramétrage du champ "Dossier" dans les provisions
Les administrateurs d’un compte Jarvis peuvent désormais décider si le champ « Dossier » doit être rendu obligatoire lors de la création des factures de provision, apportant ainsi un meilleur contrôle et une adaptation aux pratiques spécifiques de chaque cabinet. Simple à mettre en œuvre, cette nouvelle fonctionnalité se trouve dans la rubrique "Provisions" des paramètres, permettant une gestion des provisions plus cohérente et conforme aux exigences de suivi de chaque structure.
Améliorations
Gestion des utilisateurs inactifs
La nouvelle mise à jour de Jarvis apporte une amélioration significative dans la gestion de vos utilisateurs inactifs : dorénavant, les utilisateurs inactifs sont dissimulés ou clairement distingués des utilisateurs actifs dans les listes déroulantes lors de la création ou de la modification de dossiers, tâches, contacts ou demandes de validation. Cette fonctionnalité a pour objectif de limiter les risques d'erreur en vous évitant notamment de sélectionner un utilisateur inactif lors de la création d'un élément dans Jarvis.
Pour plus d'informations sur la gestion des utilisateurs cliquez ici.
Suivi des relances factures
Le suivi des relances des factures devient encore plus intuitif et efficace ! Deux nouvelles colonnes viennent enrichir le tableau Factures : "Nb de relances" et "Dernière relance".
La colonne "Nb de relances" affiche le nombre total de fois où une facture d'honoraires ou de provision en statut "À payer" a été relancée, vous donnant une vision transparente de vos efforts de recouvrement. Parallèlement, la colonne "Dernière relance" indique la date de la dernière action de relance, vous permettant de mesurer le temps écoulé depuis votre dernière interaction. Ces colonnes sont accessibles directement depuis votre tableau de facturation habituel et figurent également dans les exports CSV pour une gestion hors ligne simplifiée.
Pour plus d'informations sur facturation cliquez ici.
Ajout de la colonne "Date d'échéance" dans la page Factures
Afin de faciliter le suivi et la gestion des échéances de paiement de vos factures, nous avons ajouté une nouvelle colonne "Date d'échéance" dans les tableaux situés dans la section Facturation > Factures, ainsi que dans l'onglet "Facturation" des fiches de contacts et dossiers.
Cette nouvelle colonne affiche, pour les factures d'honoraires et de provision, la date à laquelle le paiement de la facture est attendu, vous permettant ainsi d'avoir une vision claire sur les paiements à venir. Lorsque cette date est dépassée, elle sera affichée en gras et en rouge, rendant le processus de relance plus intuitif et efficace. De plus, cette colonne est triable et intégrée dans les exports CSV de la page afin de vous offrir une gestion optimale. Cette mise à jour simplifie le travail des utilisateurs et permet une meilleure anticipation et relance des paiements en retard.
Pour plus d'informations sur la page Factures cliquez ici.
Amélioration de la vue "Mon planning" dans les calendriers
La vue "Mon planning" dans le Calendrier a été repensée pour vous offrir désormais une vue complète de vos événements à venir sans avoir à naviguer au jour le jour. Visualisez d’un seul coup d'œil tous vos événements à venir, regroupés par des intervalles de temps (i.e. "Aujourd’hui", "Demain", "Dans les 7 prochains jours", etc.). Cette vue vous permet d'avoir un aperçu consolidé et structuré de votre emploi du temps.
Pour plus d'informations sur la présentation des calendriers cliquez ici.
Amélioration de la colonne statut dans le Suivi des activités
Dans le rapport Suivi des activités, la colonne Statut a ainsi été scindée en deux colonnes distinctes : une colonne "Facturé ?" affichant le statut "Facturé / Non facturé" d’une activité, et une colonne "Facturable ?" affichant le statut "Facturable / Non facturable" d’une activité. Cette modification offre une meilleure lisibilité des activités d'un point de vue facturation.
Simplification de la gestion des avoirs
La gestion des avoirs dans Jarvis a été revue pour renforcer l'efficacité et la précision de votre comptabilité. Chaque avoir est maintenant clairement lié à une seule facture d'honoraires ou de provision, ce qui supprime la création d'avoirs non rattachés à des factures et réduit ainsi les risques d'erreurs de gestion de la TVA et de répartition des comptes comptables. Le formulaire de saisie des avoirs a été simplifié par la suppression des champs "Email" et "Adresse" et l'optimisation de la sélection des devises.
Pour plus d'informations sur facturation des avoirs cliquez ici.
Suggestion de l'avocat facturant dans les provisions
Désormais, le champ "Avocat facturant" dans l'éditeur de proforma de provisions est prérempli automatiquement, et n'affiche plus que les utilisateurs actifs qui sont avocats facturants, optimisant ainsi votre expérience utilisateur et limitant les erreurs de sélection.
Pour plus d'informations sur la facture de provision cliquez ici.
Personnalisation de la nomenclature des documents de facture
Vous pouvez désormais choisir si le nom des documents de facture doit être généré automatiquement par Jarvis Legal ou si vous préférez le déterminer manuellement. Cette nouvelle option est disponible dans la section Paramètres > Facturation & Règlements, sous le nouveau sous-menu "Noms des documents de facture".
Désormais, grâce à un interrupteur à bascule simple d'utilisation, vous pouvez activer ou désactiver la dénomination automatique des documents de vos factures. Lorsque l'option est activée, le système apposera un nom standardisé intégrant les éléments pertinents, comme la référence de la facture une fois celle-ci validée. Si vous choisissez la personnalisation manuelle, vous aurez toute latitude pour nommer vos documents de facture selon vos standards internes, même après validation des factures. Cette mise à jour permet ainsi une gestion des documents plus alignée avec vos besoins et pratiques internes.
Suggestion de la date de fin lors de la création d'événements
Désormais, lors de la définition d'une Date de début pour un nouvel évènement, le système ajustera automatiquement la Date de fin pour qu'elle soit identique à la Date de début, en veillant à ce que l'heure soit également adaptée. Cette amélioration élimine la nécessité de modifier manuellement la Date de fin et réduit ainsi les erreurs potentielles.
Pour plus d'informations sur la création d'événements cliquez ici.
Correctifs
Correctif sur le restant dû dans le reporting Liste des factures
Dorénavant, en cas d'avoirs émis sur une facture d'honoraires ou de provisions, les montants dans la colonne "Restant dû" s'afficheront en négatif, aussi bien dans l'interface du logiciel que lors des exports CSV et impressions. Cette évolution rend compte de façon plus précise des crédits appliqués, et par conséquence, le widget "Montant des impayés" a été ajusté pour offrir une représentation fidèle des montants réellement impayés. Ces ajustements garantissent une meilleure lisibilité des états financiers et simplifient votre gestion comptable.
Correctif sur la prise en compte des avoirs partiels dans le calcul du solde disponible des provisions
Lors de la création ou de la modification d'une facture d'honoraires, Jarvis Legal assure désormais la prise en compte exacte des avoirs partiels dans le calcul des soldes de provision disponibles. Cette mise à jour corrige l'affichage du montant disponible, qui exclura les montants des avoirs partiels validés ou soldés. Le solde correctement calculé facilitera la gestion et l'ajustement de la facturation pour nos utilisateurs.
Correctif sur le calcul de la TVA lors de la révision des frais forfaitaires
Désormais, lorsque vous révisez un montant des frais forfaitaires à 0 EUR, le total de la TVA est calculé en adéquation avec ce montant révisé. Cette correction rend les montants de TVA cohérents sur l’interface utilisateur et dans les documents générés.
Correctif sur les chronomètres liés à des dossiers supprimés
Vous pouviez rencontrer des difficultés pour gérer la liste de vos chronomètres lorsque l'un d'eux était lié à un dossier supprimé. Désormais lorsqu'un dossier est supprimé, tous les chronomètres qui lui sont liés, qu'ils soient actifs ou en pause, seront automatiquement supprimés.
Correctif sur le chronomètre automatique à la consultation de dossier
La récente mise à jour de Jarvis apporte une avancée notable dans le suivi temporel des dossiers : chaque collaborateur peut désormais activer son propre chronomètre automatique, même si d'autres membres de l'équipe travaillent simultanément sur le même dossier. Cette évolution élimine la limitation précédente où un seul chronomètre par dossier était possible, facilitant ainsi la saisie individuelle du temps et garantissant une facturation plus précise et équitable des efforts de chacun.
Correctif sur l'export et l'impression de la page Clients à facturer
Dans l'export CSV ou l'impression de la page "Clients à facturer", les montants HT et TTC reflètent à présent la même précision décimale que celle affichée sur l'interface utilisateur.
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