Définir vos références de dossiers par défaut

Ce paramètre n'est disponible que pour les utilisateurs disposant du droit administrateur.

Lors de la configuration de votre espace Jarvis, il vous faudra définir les références de vos dossiers par défaut.

Si vous souhaitez ajouter des dossiers en cours qui portent déjà une référence, il faudra d'abord entrer tous vos dossiers en cours et modifier manuellement la référence lors de la création du dossier. Vous pourrez ensuite modifier la référence par défaut du dossier. 

Une fois ces dossiers ajoutés, suivez les étapes suivantes pour modifier la référence par défaut.

Rendez-vous dans vos paramètres, dans le menu Nombre références puis cliquez sur Référence dossier. 

Deux options s'offrent à vous: utiliser le format recommandé ou le format personnalisé

1. Utiliser un format recommandé

Par défaut, la référence sera un numéro auto-généré à partir de 1. En cliquant sur le premier champ Format recommandé , des formats par défaut vous sont proposés:

Sélectionnez le format qui vous convient. Dans le champ commencer la numérotation à, renseignez le numéro du dernier dossier rentré: c'est le numéro suivant qui sera pris en compte. Vous pouvez voir l'aperçu pour vérifier que le format sélectionné et le numéro rentré correspondent bien à vos attentes.

Par exemple, si vous sélectionnez YYYYMMDD-# et que la numérotation commence à 029,  la référence pour un dossier créé le 24/8/2018 sera 20180824-30.

Attention: une fois le numéro rentré, si vous devez revenir dessus, vous ne pourrez mettre qu'un numéro supérieur au numéro initialement rentré.

Une fois les modifications apportées, cliquez sur Enregistrer.

2. Utiliser un format personnalisé

Si le format recommandé ne vous convient pas, il vous est possible de choisir l'ordre des éléments qui formera votre numéro de dossier. Pour cela cochez Utiliser un format personnalisé:

Lorsque vous cliquez dans le champ Format personnalisé, une liste d'éléments vous est proposée. Vous pouvez ainsi choisir l'ordre des éléments que comporteront vos références de dossiers. 

Sélectionnez le format qui vous convient en cliquant sur les différents éléments dans l'ordre que vous souhaitez. Attention: le numéro auto-généré doit obligatoirement figurer dans la référence.

Si vous souhaitez rajouter un tiret ou une mention type "DOS", tapez-le et cliquez sur Ajouter le texte :

Dans le champ commencer la numérotation à, renseignez le numéro du dernier dossier rentré: c'est le numéro suivant qui sera pris en compte. Vous pouvez voir l'aperçu pour vérifier que le format sélectionné et le numéro rentré correspondent bien à vos attentes.

Attention: une fois le numéro rentré, si vous devez revenir dessus, vous ne pourrez mettre qu'un numéro supérieur au numéro initialement rentré.

3. Réinitialiser la référence de dossier à zéro à chaque début d'année

Les deux formats de références proposés vous permettent de choisir de réinitialiser la référence à zéro à chaque début d'année, à condition que l'année soit mentionnée dans la référence de facture.

Un bouton vous permet d'activer la réinitialisation au 1er janvier, que vous utilisiez un format personnalisé : 

Ou un format recommandé :

Une fois la réinitialisation activée, le numéro auto-généré inclus dans vos références de dossiers repartira à zéro au 1er janvier. 

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