Définir vos références de factures par défaut

Ce paramètre n'est disponible que pour les utilisateurs disposant du droit administrateur.

Lors de la configuration de votre espace Jarvis, il vous faudra définir les références de vos factures par défaut, et choisir si celle-ci sera réinitialisée à chaque début d'année.

*Important* : Il est important d'être vigilant sur la référence des factures: une fois la facture validée, sa référence n'est pas modifiable. 

Rendez-vous dans vos paramètres, dans le menu Références puis cliquez sur Référence de factures. 

Deux options s'offrent à vous: utiliser le format recommandé ou le format personnalisé.

1. Utiliser un format recommandé

Par défaut, la référence sera un numéro auto-généré à partir de 1. En cliquant sur le premier champ  Format recommandé , des formats par défaut vous sont proposés:

Sélectionnez le format qui vous convient. Dans le champ commencer la numérotation à, renseignez le numéro de la dernière facture en date: c'est le numéro suivant qui sera pris en compte. Vous pouvez voir l'aperçu pour vérifier que le format sélectionné et le numéro rentré correspondent bien à vos attentes. 

Par exemple, si vous sélectionnez YYYYMMDD-# et que la numérotation commence à 029,  la référence pour la prochaine facture créée le 24/8/2018 sera 20180824-30.

Attention: une fois le numéro rentré, si vous devez revenir dessus, vous ne pourrez mettre qu'un numéro supérieur au numéro initialement rentré.

Une fois les modifications apportées, cliquez sur Enregistrer.

2. Utiliser un format personnalisé

Si le format recommandé ne vous convient pas, il vous est possible de choisir l'ordre des éléments qui formera votre numéro de dossier. Pour cela cochez Utiliser un format personnalisé:

Lorsque vous cliquez dans le champ Format personnalisé, une liste d'éléments vous est proposée. Vous pouvez ainsi choisir l'ordre des éléments que comporteront vos références de dossiers. 

Sélectionnez le format qui vous convient en cliquant sur les différents éléments dans l'ordre que vous souhaitez. Attention: le numéro auto-généré doit obligatoirement figurer dans la référence.

Si vous souhaitez rajouter un tiret ou une mention type "FAC", tapez-le et cliquez sur  Ajouter le texte :

Dans le champ commencer la numérotation à, renseignez le numéro de la dernière facture en date: c'est le numéro suivant qui sera pris en compte. Vous pouvez voir l'aperçu pour vérifier que le format sélectionné et le numéro rentré correspondent bien à vos attentes. 

Attention: une fois le numéro rentré, si vous devez revenir dessus, vous ne pourrez mettre qu'un numéro supérieur au numéro initialement rentré.

3. Réinitialiser la référence de facture à zéro à chaque début d'année

Les deux formats de références proposés vous permettent de choisir de réinitialiser la référence à zéro à chaque début d'année, à condition que l'année soit mentionnée dans la référence de facture, aussi bien pour le format recommandé:

Que pour le format personnalisé:

Enregistrez votre choix pour l'appliquer. 

Attention: il conviendra d'appliquer ce réglage avant la fin de la nouvelle année.

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