Les balises sont des éléments qui vont permettre à Jarvis d’implémenter automatiquement lors de la fusion documentaire les données que vous avez enregistrées dans les champs de vos Dossiers, vos fiches contacts ou vos factures.
Par conséquent, plus vous baliserez vos documents, plus vous gagnerez de temps lors de la rédaction de documents ou de factures.
Les Balises se présentent sous la forme d'un texte entre croisillons : #Balise#
Les Balises dépendent du type de documents. Il existe 3 types de balises :
- les Balises Simples qui ne renvoient qu'à un seul champ dans Jarvis.
Exemple : Dans les documents générés depuis des Dossiers la balise #NomDos# permettra d'implémenter le Nom du Dossier en question. Comme il n'y a qu'un seul nom de Dossier dans un Dossier on parle de Balise Simple.
- les Balises Tableau qui renvoient à des champs qui peuvent avoir de multiples résultats. Pour fonctionner ces Balises doivent être intégrées dans un tableau.
Exemple : Dans les documents générés dans le cadre de la facturation il existe des balises permettant de reprendre la liste de toutes les diligences faisant l'objet de la facture. Les balises correspondant à la date de la diligence, sa catégorie, son montant, etc. vont trouver dans Jarvis autant de résultats qu'il y a de diligences facturées. Pour fonctionner ces Balises doivent
- les Balises Parties, dans les Documents Dossiers uniquement, qui permettent de choisir la Partie concernée par le document généré.
Exemple : Dans un Dossier on peut avoir plusieurs Parties ayant la même typologie (plusieurs Clients, plusieurs adversaires...). Les Balises Parties sont celles qui renvoient aux Parties du Dossier : identité, coordonnées et autres champs personnalisables du contact concerné. Si vous avez plusieurs Parties d'une même typologie lorsque vous génèrerez un Document depuis le Dossier concerné il vous sera demandé de choisir celle que vous souhaitez voir apparaître dans le document.
Utiliser la Bibliothèque de Balises
Pour baliser un modèle de document créé :
Les balises apparaissent dans le menu déroulant de gauche.
Pour savoir ce à quoi correspond une balise, survolez avec le curseur de la souris le pictogramme d'information situé à droite de chacune d'entre elles : cela fera apparaître des informations sur la balise concernée.
Remarque : Si vous vous demandez à quoi correspond une Balise présente dans un document, copiez-la et collez-la dans le moteur de recherche de la Bibliothèque de balises puis, une fois qu'elle apparaît dans les résultats de la recherche, survolez le pictogramme
avec le curseur de la souris.
Vous avez 3 méthodes pour insérer les balises :
1. Récupérer la Balise dans la Bibliothèque
Recherchez la balise que vous souhaitez intégrer à votre Modèle dans la Bibliothèque (voir plus haut) et cliquez dessus pour l'insérer à la ligne dans le document.
2. Recopier la Balise depuis la Bibliothèque
Cette méthode nécessite un strict respect de la nomenclature des balises. Autrement dit, il vous faudra respecter les majuscules, les minuscules ainsi que les espaces.
Ex : #Date Debut#
3. Copiez la Balise depuis un autre Modèle
Ouvrez dans un autre onglet de votre navigateur Internet un autre Modèle déjà balisé, localisez la Balise que vous souhaitez reprendre dans votre Modèle afin de la copier, puis collez-la à l'emplacement souhaité du document que vous personnalisez.
Une fois votre document balisé (avec l'une ou l'autre méthode) et mis en page, cliquez sur Enregistrer et fermer
Vous pouvez dès à présent utiliser votre modèle de document en générant un document dossier ou client ou une facture depuis une facture proforma pour voir le résultat.