Utiliser des informations sur les parties adverses, les experts, etc sur ses documents

Utiliser des informations sur les parties adverses, les experts, etc sur ses documents

Lorsque vous créez des parties dans vos dossiers, automatiquement des balises Parties vont se créer afin que vous puissiez les réutiliser dans vos modèles de documents de type Documents Dossier.


1. Définissons des PARTIES lors de la modification d'un dossier

Lorsque vous modifiez (ou créez) un dossier, il vous est demandé à la 2ème étape de définir des PARTIES. Ce sont ces parties qui vont vous permettre de "créer" des balises dans vos modèles de documents.


NB : Certains d'entre vous se poseront surement les questions suivantes : Pourquoi créer des parties différentes pour l'avocat adverse n°1, l'avocat adverse n°2, etc ? Ne peut-on pas tout simplement tous les ranger dans la catégorie "Avocat adverse" ?

Avez-vous besoin d'utiliser les informations de l'avocat adverse n°1 et celles de l'avocat adverse n°2 sur le même document ?

Si la réponse est :
  • OUI : Vous serez obligé(e) de créer autant de parties qu'il y a d'informations par personne à faire apparaître.

  • NON : Vous pouvez catégoriser plusieurs personnes dans la même typologie de Partie. Lors de l'édition du document, Jarvis vous demandera si vous souhaitez utiliser les informations sur l'avocat adverse n°1 ou sur le n°2. Par conséquent, si vous choisissez cette option, vous ne pourrez pas faire apparaître des informations à la fois sur l'avocat adverse n°1 et sur l'avocat adverse n°2 sur le même document.

2. Balisons notre modèle de document

Nous allons maintenant baliser notre document. L'objectif étant que nous n'ayons plus à écrire à la main des informations que le logiciel peut compléter à notre place.


ATTENTION : il faut impérativement que votre document soit de type Document dossier car c'est le seul type de document dans Jarvis qui permet de restituer des informations relatives à plusieurs parties sur un dossier.

Ici nous utiliserons un modèle de Conclusions existant.
  • Cliquez sur la pièce de puzzle puis sélectionnez "Jarvis Merge Field" pour accéder à la Bibliothèque des Balises
  • Faites défiler les balises vous verrez que des balises sur des parties créées sont apparues
  • Balisez votre modèle avec les nouvelles balises
  • Cliquez sur Enregistrer et fermer une fois les modifications terminées


3. Utilisons notre modèle sur un Dossier

Maintenant que notre modèle est bien balisé, utilisons-le dans un Dossier :

a) Cas n°1 : Vous avez choisi de ne mettre qu'une seule personne par typologie de partie

  • Choisissez le modèle à utiliser
  • Donnez-lui un nom
  • Définissez où vous souhaitez le ranger dans votre Drive
  • Validez

Il n'est pas nécessaire d'indiquer à l'outil quelle personne doit être l'Avocat Adverse2 puisqu'il n'y en a qu'un dans le dossier.

b) Cas n°2 : Vous avez choisi de mettre plusieurs personnes dans la même typologie de partie

Exemple : 2 clients, 2 avocats adverses...
  • Choisissez le modèle à utiliser
  • Donnez-lui un nom
  • Définissez où vous souhaitez le ranger dans votre Drive
  • Choisissez quelle personne vous souhaitez utiliser sur votre document
  • Validez

Comme dit précédemment, l'outil ne peut pas mettre 2 personnes ayant des informations différentes au  même endroit sur le document.

Votre modèle se fusionne. Les informations de la Partie intitulée Avocat Adverse2, ici Louis SMITH, apparaissent bien sur le document.

Vous avez réussi à utiliser une des fonctionnalités avancées de la fusion documentaire de Jarvis. N'hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des difficultés pour créer vos Parties, mettre en place les balises ou pour modifier vos modèles documents.


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