Présentation des modèles de documents
Grâce aux Modèles de documents vous allez pouvoir générer via Jarvis des documents qui auront votre mise en page et seront automatiquement remplis grâce aux informations extraites de vos Dossiers, contacts ou factures. Cette fonctionnalité s’appelle la « fusion documentaire ».
Pour cela il vous suffit de créer et personnaliser des Modèles de documents qui seront la trame de la fusion documentaire . Vous pourrez choisir pour ces Modèles le logo à faire apparaître , la mise en page à appliquer ou encore les informations à implémenter automatiquement lors de la fusion documentaire (informations d’un Dossier, d’un client, d’une facture…).
Les modèles de documents peuvent être créés directement dans les paramètres de Jarvis ou encore dans un Logiciel éditeur de documents compatible avec le format de fichier DOCX. Vous pouvez également vous inspirer des modèles proposés par Jarvis mis à disposition pour certains directement dans votre liste de Modèles, ou ceux accessibles dans notre bibliothèque de Modèles .
Tous les utilisateurs Jarvis de votre entreprise pourront générer des documents d’après Modèles, mais seuls les profils utilisateurs Jarvis ayant les droits sur les Modèles de documents peuvent créer / éditer / supprimer des Modèles dans les Paramètres du compte.
Éditeur de Modèle
Lorsque vous êtes sur la page des Modèles dans les Paramètres de votre compte , vous pouvez accéder à l’éditeur de Modèles en cliquant sur le bouton vert à droite de chaque Modèle de document existant. Ce faisant une nouvelle page s’ouvrira dans votre navigateur internet pour lancer le logiciel de Traitement de texte OnlyOffice via lequel vous pourrez apporter les modifications souhaitées.
Les différents types de Modèles
En fonction de vos besoins vous allez pouvoir utiliser différents types de Modèles de documents : des Modèles spécifiques aux différentes factures, au Dossier ou encore aux contacts. Il y a ainsi cinq types de Modèles de documents : Factures d'honoraires, Factures d'avoirs, Factures de provisions, Documents dossier et Documents clients.
Les Balises
Les balises dans les Modèles de documents sont ces éléments qui vont permettre d’implémenter automatiquement lors de la fusion documentaire les données que vous avez enregistrées dans les champs de vos Dossiers, vos fiches contacts ou vos factures.
Les balises se présentent sous la forme d’un texte entre croisillons. Par exemple dans certains modèles de documents la balise #doss-nom# permettra d’implémenter le nom du dossier dans le document lors de la fusion documentaire.
Ces Balises peuvent être intégrées à l’endroit que vous souhaitez dans le document, y compris au sein d’un texte. Par exemple en ajoutant dans certains modèles la phrase « Je vous prie d’agréer, #cont-titre# #cont-nom#, l’expressions de mes meilleurs salutations », vous obtiendrait lors de la fusion documentaire la même phrase avec le titre du Client du Dossier à la place de #cont-titre#, et son nom de famille à la place de #cont-nom#.
Attention : En fonction du type de Modèle utilisé les Balises ne sont pas les mêmes (par exemple il ne sera pas possible d'utiliser certaines Balises liées à la facturation dans les Modèles "Documents Dossiers" utilisés au niveau des Dossier.
Pour plus d’informations sur les balises cliquez ici.
La bibliothèque de Balises
Lorsque vous êtes sur l’éditeur de Modèles vous pouvez accéder à la bibliothèque listant toutes les balises disponibles en cliquant sur l’icône en forme de puzzle sur le menu latéral de gauche, puis en sélectionnant Jarvis Merge Field dans le panneau qui apparaît.
Vous pouvez naviguer dans la Bibliothèque des balises soit en utilisant le moteur de recherche, soit en déroulant les différentes sections proposées. Pour chaque balise proposée le bouton « i » vous permet d’afficher à quoi elle correspond exactement.
Créer vos propres Modèles
Vous allez pouvoir créer vos propres Modèles de différentes façons : en partant d'un Modèle déjà existant ou d'une feuille blanche ; via l'éditeur de Modèles intégré à Jarvis ou encore via votre logiciel de traitement de texte habituel s'il est compatible avec le format DOCX.
Voici aussi quelques exemples de fusions documentaires possibles :
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Factures |
Conclusions |
Formulaire Cerfa |
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Tous les éléments surlignés en jaune dans ces exemples sont des informations implémentées grâce à des Balises.
N'hésitez pas à contacter votre interlocuteur du Service Commercial si vous souhaitez bénéficier d'une formation spécifique sur les Modèles de documents ou d'une prestation création de Modèles par Jarvis.