Gérer un fichier/répertoire via JarvisDrive (Nextcloud)

Gérer un fichier/répertoire via JarvisDrive (Nextcloud)

Vous disposez de plusieurs fonctionnalités de gestion des fichiers et répertoires dans JarvisDrive (Nextcloud). Ces fonctionnalités peuvent s'appliquer sur un fichier ou répertoire donné ( actions unitaires) ou sur un ensemble de fichiers ou répertoires (actions groupées).

Actions unitaires de gestion d'un fichier / répertoire

Pour y accéder il convient de cliquer sur le bouton   à droite du fichier ou du répertoire à éditer.



Ajouter aux favoris

Cette fonctionnalité vous permet d' épingler les fichiers et répertoires favoris dans un répertoire dédié accessible via le menu de gauche du JarvisDrive.



Notamment cela peut vous permettre d'accéder plus rapidement aux fichiers ou répertoires sur lesquels vous travaillez actuellement.

Détails

Cette fonctionnalité va ouvrir un panneau sur la droite de la page avec des détails sur le fichier ou le répertoire concerné. Ce panneau compte plusieurs onglets pour chaque type d'information disponible :
  1. Activités : Cet onglet affiche les actions menées sur le fichier / répertoire concerné, la date et l'heure de l'action et l'utilisateur à l'origine de cette action.
  2. Commentaires : Via cet onglet les utilisateurs Jarvis peuvent ajouter des commentaires sur un fichier/ répertoire et consulter les éventuels commentaires existants.
  3. Partages : Cet onglet permet de visualiser avec quelles personnes le fichier / répertoire est partagé (partage vers des utilisateurs de Jarvis ou partage vers des tiers) et de gérer les droits et paramètres de ces partages.
  4. Versions : Cet onglet ne concerne que les fichiers et non les répertoires. Il permet de consulter les différentes version d'un fichier, les auteurs de ces versions, et de restaurer si besoin d'anciennes versions.



Renommer

Cette fonctionnalité permet de renommer un fichier / répertoire. Le fichier / répertoire sera ainsi renommé pour tous les utilisateurs Jarvis de l'entreprise y ayant accès.

En cliquant sur " Renommer" le nom du fichier / répertoire devient éditable. Taper le nom souhaité puis appuyer sur la toucher "Entrée" du clavier pour valider le changement de nom.



Afin de garantir un bon fonctionnement du Jarvis Drive nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :
  1. Ne pas renommer le répertoire d'un Dossier directement : il faut passer par la modification du Dossier
  2. Éviter les noms trop longs (plus de 60 caractères)
  3. Éviter les caractères spéciaux comme « » * : < > ? / \ |
  4. Éviter les emojis
  5. Ne pas nommer deux fichiers / répertoires de la même façon, même si la casse (alternance minuscules / capitales) est différente
  6. Ne pas commencer le nom par un espace

Déplacer ou copier

Cette fonctionnalité permet de déplacer ou copier un fichier / répertoire vers un autre répertoire.  Le fichier / répertoire apparaîtra ainsi comme déplacé ou copié pour tous les utilisateurs Jarvis de l'entreprise y ayant accès.

En cliquant sur " Déplacer ou copier" une fenêtre apparaît pour vous permettre de choisir le répertoire de destination (le "Dossier cible"). Vous pouvez choisir un répertoire ou encore un sous-répertoire. Une fois le bon répertoire ouvert il convient de cliquer au choix soit sur le bouton "Copier", soit sur le bouton "Déplacer".



A noter : Vous pouvez également déplacer un fichier/répertoire en faisant un glisser/déposer dans le répertoire JarvisDrive souhaité.



Afin de garantir un bon fonctionnement du Jarvis Drive nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :
  1. Ne pas déplacer le répertoire d'un Dossier client dans le répertoire d'un autre Dossier client
  2. Ne pas déplacer manuellement les répertoires des Dossiers clients à archiver dans le répertoire "Archives" : il convient de passer par l'archivage du Dossier lui-même, opération qui déplacera également automatiquement le répertoire associé au Dossier dans le répertoire "Archives"

Télécharger

Cette fonctionnalité vous permet de télécharger sur votre ordinateur :
  1. Un fichier dans son format d'enregistrement dans le JarvisDrive (par exemple un fichier DOCX sera téléchargé au format DOCX et pourra donc être ouvert directement via votre logiciel de traitement de texte habituel)
  2. Un répertoire dans un format compressé .ZIP (il conviendra, une fois le répertoire téléchargé, d'extraire le contenu du répertoire compressé via un logiciel de décompression adapté)

Supprimer

Cette fonctionnalité vous permet de  supprimer un fichier ou répertoire du JarvisDrive. Le fichier / répertoire sera ainsi supprimé pour tous les utilisateurs Jarvis de l'entreprise qui y avaient accès.

A noter : Les fichiers et répertoires supprimés sont déplacés dans le répertoire "Fichiers supprimés" accessible via le menu de gauche du JarvisDrive, et y sont conservés une trentaine de jours avant d'être définitivement supprimés.


Afin de garantir un bon fonctionnement du Jarvis Drive nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :
  1. Ne pas supprimer le répertoire d'un Dossier client
  2. Ne pas supprimer le répertoire "Archives"

Actions groupées de gestion d'un fichier / répertoire

Pour activer la fonctionnalité permettant de faire des actions groupées il convient dans un premier temps de cocher les fichiers et/ou répertoires sur lesquels une action groupée doit être appliquée. Ceci fait un bouton  apparaîtra.



Déplacer ou copier

Cette fonctionnalité permet de déplacer ou copier les fichiers et/ou répertoires cochés vers un autre emplacement. Les fichiers et/ou répertoires cochés concernés apparaîtront ainsi comme déplacés ou copiés pour tous les utilisateurs Jarvis de l'entreprise y ayant accès.

En cliquant sur " Déplacer ou copier" une fenêtre apparaît pour vous permettre de choisir le répertoire de destination (le "Dossier cible"). Vous pouvez choisir un répertoire ou encore un sous-répertoire. Une fois le bon répertoire ouvert il convient de cliquer au choix soit sur le bouton "Copier", soit sur le bouton "Déplacer".



A noter : Vous pouvez également déplacer une sélection de fichiers et/ou répertoires en faisant un glisser/déposer dans le répertoire JarvisDrive souhaité.



Afin de garantir un bon fonctionnement du Jarvis Drive nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :
  1. Ne pas déplacer les répertoires de Dossiers clients dans le répertoire d'autres Dossiers clients
  2. Ne pas déplacer manuellement les répertoires des Dossiers clients à archiver dans le répertoire "Archives" : il convient de passer par l'archivage du Dossier lui-même, opération qui déplacera également automatiquement le répertoire associé au Dossier dans le répertoire "Archives"

Télécharger

Cette fonctionnalité vous permet de  télécharger sur votre ordinateur les fichiers et/ou répertoires cochés au format compressé .ZIP  (il conviendra, une fois les éléments téléchargés, d'extraire leur contenu via un logiciel de décompression adapté).

Supprimer

Cette fonctionnalité vous permet de  supprimer les fichiers et/ou répertoires cochés du JarvisDrive. Les fichiers et/ou répertoires concernés seront ainsi supprimés pour tous les utilisateurs Jarvis de l'entreprise qui y avaient accès.

A noter : Les fichiers et répertoires supprimés sont déplacés dans le répertoire "Fichiers supprimés" accessible via le menu de gauche du JarvisDrive, et y sont conservés une trentaine de jours avant d'être définitivement supprimés.



Afin de garantir un bon fonctionnement du Jarvis Drive nous vous recommandons de suivre les conseils suivants :
  1. Ne pas supprimer les répertoires associés à des Dossiers clients
  2. Ne pas supprimer le répertoire "Archives"