Partager un dossier ou un document depuis JarvisDrive (Nextcloud)

Partager un dossier ou un document depuis JarvisDrive (Nextcloud)

Grâce au JarvisDrive, vous pouvez partager de manière 100% sécurisée et avec une grande granularité de droits d'accès les documents que vous souhaitez.


1. Définissez les éléments à partager

Rendez-vous dans votre JarvisDrive à l'emplacement du répertoire ou du fichier à partager.

Vous pourrez partager (au choix) :
  • des répertoires de Dossiers clients dans leur intégralité
  • des sous-répertoires sans partager l'ensemble des éléments du répertoire du Dossier client
  • des fichiers spécifiques sans partager le reste du répertoire concerné

2. Ouvrez le centre de partage

Quel que soit le type d'éléments que vous souhaitez partager vous pouvez ouvrir le Centre de partage dans le JarvisDrive :
  1. Soit en cliquant sur le pictogramme  à droite du nom du répertoire ou du fichier à partager



  2. Soit :

    1. En cliquant sur le bouton  à droite du nom du répertoire ou du fichier à partager

    2. En cliquant sur "Détails"
      → cela ouvrira un panneau à la droite de la page



    3. En cliquant sur l'onglet "Partage" dans le panneau qui s'est ouvert



Attention :

  • Si vous cliquez sur le pictogramme  en face du répertoire d'un Dossier client, vous partagez l'intégralité de son contenu.
  • Si vous cliquez sur le pictogramme  en face d'un répertoire simple, seul ce répertoire est partagé.
  • Idem, pour le partage d'un fichier unique : seul le fichier est partagé si vous cliquez sur le pictogramme  en face du fichier en question.

3. Choisissez les personnes destinataires et paramétrez les droits

Il est possible de partager des répertoires et fichiers :
  1. Avec d'autres utilisateurs Jarvis de votre entreprise ;
  2. Avec des personnes n'ayant pas de compte Jarvis, au sein de l'entreprise ou non.
Remarque : vous pouvez partager un fichier ou un répertoire avec autant de personne que vous le souhaitez.
En fonction du destinataire la méthode de partage n'est pas la même :
  1. Partage vers un utilisateur Jarvis de l'entreprise : le partage se fait :
    1. Soit via le Centre de partage avec le nom de l'utilisateur,
    2. Soit, si le partage concerne le répertoire d'un Dossier client, directement dans le Dossier client.

  2. Partage avec une personne qui n'a pas de compte Jarvis : le partage se fait :
    1. Soit avec une adresse email,
    2. Soit avec un lien public,
    3. Soit via le Portail client.

A noter : Les espaces permettant de consulter les éléments partagés sont accessibles via des URL sécurisées (URL https://...).

Méthode 1 : Partager vers un autre utilisateur Jarvis de l'entreprise

Vous pouvez décider de partager un répertoire ou un fichier vers d'autres utilisateurs Jarvis au sein de l'entreprise, soit via le Centre de partage (par exemple pour un répertoire simple ou un ficher donné), soit directement via un Dossier client si le partage concerne l'intégralité du répertoire associé à ce Dossier.


Attention : si vous souhaitez partager un répertoire ou un fichier vers un utilisateur Jarvis d'une autre entreprise ces méthodes ne fonctionnera pas : il faudra utiliser le partage via l'adresse email, via le lien public ou via le Portail Client.

Méthode 2 : Partager avec l'adresse email


Une fois dans le Centre de partage du répertoire ou du fichier :
  1. Dans le champ "Nom ou adresse mail..." entrez l'adresse email ou les adresses emails des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'élément.

    Remarque : si vous renseignez l'adresse mail de connexion d'un autre utilisateur Jarvis de l'entreprise l'outil la reconnaîtra et vous la proposera.



  2. Validez le partage (le destinataire recevra un email d'information) :
    1. Soit en cliquant sur l'entrée qui apparaît en-dessous du champ,
    2. Soit en appuyant sur la touche Entrée de votre clavier,
    3. Soit en cliquant sur la flèche à la droite du champ.



  3. Paramétrez les droits que le destinataire aura sur le répertoire ou le fichier :

    1. "Peut éditer" :  Permet d'indiquer si le destinataire pourra téléverser (uploader) ou non des éléments dans le répertoire partagé.



      Par défaut, que la case soit cochée ou non, le destinataire peut télécharger sur son ordinateur les fichiers partagés.

      Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire :


      Si la case est cochée un bouton   apparaît pour lui permettre d'ajouter du contenu.

      Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire :



    2. En cliquant sur le bouton   plus d'options de paramétrage du partage sont proposées :



      1. Dépôt de fichier (téléversement uniquement)

        Cela ne concerne que les partages de répertoire si l'option "Peut éditer" est cochée.

        Le destinataire du partage ne verra pas le contenu du répertoire partagé : il ne pourra qu'ajouter des éléments dedans. Ces éléments ajoutés seront ensuite accessibles pour les utilisateurs Jarvis ayant accès au répertoire en question.

        Nous vous recommandons de ne pas utiliser cette fonctionnalité directement sur le répertoire global d'un Dossier client, mais plutôt sur un sous-répertoire (par exemple en créant un sous-répertoire "Pièces fournies par le client" dédié à ce partage).

        Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire :



      2. Protéger par un mot de passe

        En sélectionnant cette option une ligne apparaît avec un champ vous permettant de renseigner un mot de passe.



        Dans le champ "Choisissez un mot de passe pour le partage" tapez le mot de passe que vous souhaitez mettre en place puis appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier.

        Le destinataire du partage recevra un mail automatique l'informant du mot de passe qui a été paramétré.

        Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire :


      3. Spécifier une date d'expiration

        En sélectionnant cette option une ligne apparaît avec un champ vous permettant de choisir la date d'expiration du partage. Une fois la date atteinte le partage sera automatiquement désactivé.



      4. Note au destinataire
        En sélectionnant cette option une ligne apparaît avec un champ vous permettant de taper une note qui sera visible par le destinataire sur la page du partage lorsqu'il cliquera sur la bulle en haut à droite de la page d'accès aux éléments partagés.

        Tapez le texte puis appuyez sur la flèche à droite du champ pour confirmer l'envoi de la note au destinataire du partage.



        Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire:


      5. Ne plus partager

        En sélectionnant cette option vous mettez fin immédiatement au partage du fichier ou du répertoire vers le destinataire concerné.

Méthode 3 : Partager avec un lien public

Une fois dans le Centre de partage du répertoire ou du fichier :
  1. Cochez la case "Activer" à côté de "Partager par lien public"



  2. Paramétrez les droits que le destinataire aura sur le répertoire ou le fichier en cliquant sur le bouton  



    3.
    1. Copier l'adresse URL

      Le lien de partage est copié dans votre presse-papier ; vous pourrez ensuite le coller par exemple dans un mail que vous adresserez à votre destinataire afin qu'il y ait accès.

    2. Lecture seule

      La personne destinataire du partage pourra consulter le fichier ou le contenu du répertoire, télécharger les éléments contenus dedans, mais ne pourra pas téléverser (uploader) de nouveaux éléments.

      Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire :


    3. Autoriser l'envoi et l'édition
      La personne destinataire du partage pourra consulter les éléments partagés mais également les télécharger et téléverser (uploader) de nouveaux éléments.

      Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire :


    4. Dépôt de fichier (téléversement uniquement) 

      Cela ne concerne que les partages de répertoires.

      Le destinataire du partage ne verra pas le contenu du répertoire partagé : il ne pourra qu'ajouter des éléménets dedans. Ces éléments seront ensuite accessibles pour les utilisateurs Jarvis ayant accès au répertoire en question.

      Nous vous recommandons de ne pas utiliser cette fonctionnalité directement sur le répertoire global d'un Dossier client, mais plutôt sur un sous-répertoire (par exemple en créant un sous-répertoire "Pièces fournies par le client" dédié à ce partage).

      Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire :

    5. Protéger par un mot de passe 

      En sélectionnant cette option une ligne apparaîtra avec un champ vous permettant de renseigner un mot de passe de votre choix.



      Dans le champ "Choisissez un mot de passe pour le partage" tapez le mot de passe que vous souhaitez mettre en place puis appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier.

      Il conviendra ensuite de communiquer le mot de passe que vous avez choisi au(x) destinataire(s) du lien de partage afin qu'ils puissent accéder aux éléments partagés.

      Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire :


    6. Spécifier une date d'expiration

      En sélectionnant cette option une ligne apparaît avec un champ vous permettant de choisir la date d'expiration du partage. Une fois la date atteinte le partage sera automatiquement désactivé.



    7. Note au destinataire

      En sélectionnant cette option une ligne apparaît avec un champ vous permettant de taper une note qui sera visible par le destinataire sur la page du partage lorsqu'il cliquera sur la bulle en haut à droite de la page d'accès aux éléments partagés.

      Vue de la page d'accès aux éléments partagés pour le destinataire:



      Tapez le texte puis appuyez sur la flèche à droite du champ pour confirmer l'envoi de la note au destinataire du partage.



  3. Envoyez le lien de partage à vos destinataires afin qu'ils aient accès aux éléments partagés du JarvisDrive.

Méthode 4: Partager via le Portail Client


Les utilisateurs bénéficiant de l'option Portail Client peuvent ouvrir des espace dédiés à leurs clients afin d'y partager des informations et des fichiers. Vous et votre client êtes notifié par mail dès qu'un nouveau élément est déposé dans le Portail.

Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité et comment la mettre en place, consultez l'article "Le Portail Client" de notre Centre d'Aide.

4. Comment savoir si un répertoire ou un fichier fait l'objet d'un partage en cours

Vous pouvez déterminer si un répertoire est partagé grâce à l'icône du répertoire affichée dans le JarvisDrive.


Le répertoire n'est pas partagé

Le répertoire est partagé en interne vers d'autres utilisateurs Jarvis de l'entreprise

Le répertoire est partagé via une adresse mail ou via un lien public

Par ailleurs vous pouvez consulter si un répertoire ou un fichier est partagé via les pictogrammes qui apparaissent à droite du nom du répertoire ou du fichier en question.


Le fichier ou répertoire n'est pas partagé

Vous partagez le fichier ou répertoire en interne avec d'autres utilisateurs Jarvis de l'entreprise

Vous partagez le fichier ou répertoire en externe via une adresse mail ou un lien public

Le fichier ou répertoire vous est partagé en interne par un autre utilisateur Jarvis de l'entreprise (son mail apparaît)