Les bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour Jarvis Drive et Jarvis Box (Nextcloud)
Jarvis est l'unique solution Cloud qui synchronise les Dossiers de vos clients avec un espace documentaire dédié. Chaque Dossier dispose ainsi de ses répertoires et sous-répertoires (appelés également "cotes") qui vous permettent de vous organiser comme vous l'entendez. C'est aussi un formidable outil pour centraliser tous vos documents et vos fichiers en un seul et unique endroit, entièrement sécurisé.
Jarvis Box est le compagnon idéal à votre mobilité : grâce à elle, vous avez constamment avec vous une copie de vos fichiers et documents importants. Vous pouvez y accéder à tout instant et en tout lieu, que vous soyez connecté ou hors connexion.
Pour en profiter pleinement, il convient d'avoir à l'esprit quelques règles simples et appliquer les bonnes pratiques. Nous les avons listées dans cet article pour vous transmettre les astuces qui vous aideront au quotidien.
Bonnes pratiques à mettre en œuvre au sein du cabinet :
Connexion à JarvisBox
- Un compte JarvisBox par utilisateur. - Ne pas utiliser le même compte JarvisBox pour deux personnes différentes ou plus, ce qui engendrera nécessairement des pertes de fichiers et des altérations aléatoires.
Un compte JarvisBox par session d'ordinateur. - Attention à ne bien utiliser que votre propre compte JarvisBox sur vos équipements (connecté avec votre identifiant et votre mot de passe personnel). Vous pouvez installer autant de JarvisBox que vous avez d'équipement que vous utilisez personnellement.
Gestion des répertoires et des fichiers
- Limiter le déplacement des répertoires Dossiers. - Éviter de déplacer le répertoire d'un Dossier (client) dans le répertoire d'un autre Dossier (client) depuis JarvisDrive ou JarvisBox, au risque de rompre les connexions automatiques entre le Dossier concerné et son répertoire, ainsi que tous les éléments que ce dernier contient (sous-répertoires, fichiers...).
- Éviter les noms trop longs. - Ne pas nommer les fichiers ou les répertoires avec des noms trop longs (60 caractères maximum).
- Éviter les caractères spécieux et emojis. - Ne pas utiliser de caractères spéciaux ou d'emojis dans les noms donnés aux répertoires ou aux fichiers.
Exemples de caractères spéciaux à ne pas utiliser : « » * : ~ < > ? / \ |
- Ne pas renommer directement le répertoire associé à un Dossier. - Pour renommer un Dossier et son répertoire associé il est préférable de passer par la modification du Dossier en lui-même.
- Ne pas donner le même nom à deux répertoires / fichiers. - Éviter de nommer deux fichiers / répertoires présents dans un même sous-répertoire avec exactement le même nom (même orthographe), même si les majuscules / minuscules diffèrent.
- Ne pas supprimer le répertoire "Archives". - Ce répertoire est utilisé dans la fonctionnalité d'archivage des Dossiers clients : en effet lorsqu'on archive un Dossier client le répertoire JarvisDrive associé est automatiquement déplacé dans le répertoire "Archives" du JarvisDrive du gestionnaire du Dossier.
Ne pas déplacer manuellement le répertoire d'un Dossier client dans "Archives". - Cette opération se fait automatiquement grâce à la fonctionnalité d'
archivage des Dossiers clients.
Partage des répertoires de Dossiers
Limiter les partages. - Ne partager le dossier qu'avec les intervenants qui seront amenés à travailler dans le dossier pour éviter les propagations d’éventuelles erreurs.
Éviter de travailler à plusieurs sur un même fichier. - Attention à ne pas multiplier les utilisateurs travaillant dans le même Dossier au même moment, et notamment les utilisateurs travaillant sur un même fichier.
Résolution des éventuels messages d'erreurs
Ne pas hésiter à contacter le Service Client. - Ne pas tenter de résoudre la situation par soi-même si vous n’arrivez pas à respecter l’ensemble des
étapes de résolution.