Les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour Jarvis Drive 365 et OneDrive

Les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour Jarvis Drive 365 et OneDrive

Important - Cet article concerne les détenteurs du nouveau module JarvisDrive : le "JarvisDrive 365". Pour plus d'informations sur ce module consultez notre site Internet ou prenez rendez-vous avec le service commercial.


Connexion à One Drive

  1. Un compte OneDrive par utilisateur. - Ne pas utiliser le même compte OneDrive pour deux personnes différentes ou plus, ce qui engendrera nécessairement des pertes de fichiers et des altérations aléatoires. 

  2. Un compte OneDrive par session d'ordinateur. - Attention à ne bien utiliser que votre propre compte OneDrive sur vos équipements (connecté avec votre identifiant et votre mot de passe personnel). Vous pouvez installer autant de OneDrive que vous avez d'équipement que vous utilisez personnellement. 

Gestion des répertoires et des fichiers

  1. Limiter le déplacement des répertoires Dossiers. - Éviter de déplacer le répertoire d'un Dossier dans le répertoire d'un autre Dossier depuis Jarvis Drive 365 ou OneDrive, au risque de rompre les connexions automatiques entre le Dossier concerné et son répertoire, ainsi que tous les éléments que ce dernier contient (sous-répertoires, fichiers...).

  2. Éviter les noms trop longs. - Ne pas nommer les fichiers ou les répertoires avec des noms trop longs. Le chemin d'accès total d'un fichier (qui inclue l'arborescence des répertoires qui le contient et le nom du fichier) ne doit pas dépasser 400 caractères.
    Exemple de chemin d'accès: C:\Users\tdupont\JARVIS\Documents\Dossier Martin\Fichier.docx

  3. Éviter de commencer / terminer un nom par un espace ou un point.

  4. Éviter les caractères spécieux et emojis. - Ne pas utiliser de caractères spéciaux ou d'emojis dans les noms donnés aux répertoires ou aux fichiers.
    Exemples de caractères spéciaux à ne pas utiliser : ~ "# % & * : < > ? / \ { | }

  5. Ne pas renommer directement le répertoire associé à un Dossier. - Pour renommer un Dossier et son répertoire associé il est préférable de passer par la modification du Dossier en lui-même.

  6. Ne pas donner le même nom à deux répertoires / fichiers. - Éviter de nommer deux fichiers / répertoires présents dans un même sous-répertoire avec exactement le même nom (même orthographe), même si les majuscules / minuscules diffèrent. 

  7. Ne pas supprimer le répertoire "Archives". - Ce répertoire est utilisé dans la fonctionnalité d'archivage des Dossiers clients : en effet lorsqu'on archive un Dossier client le répertoire Jarvis Drive 365 associé est automatiquement déplacé dans le répertoire "Archives". 

  8. Ne pas déplacer manuellement le répertoire d'un Dossier client dans "Archives". - Cette opération se fait automatiquement grâce à la fonctionnalité d'archivage des Dossiers clients.

Partage des répertoires de Dossiers

  1. Limiter les partages. - Ne partager les documents d'un dossier (Accès Drive) qu'avec les intervenants qui seront amenés à travailler dans le dossier pour éviter les propagations d’éventuelles erreurs.

  2. Éviter de travailler à plusieurs sur un même fichier. - Attention à ne pas multiplier les utilisateurs travaillant dans le même Dossier au même moment, et notamment les utilisateurs travaillant sur un même fichier.